Surat dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang biasa digunakan dalam lingkup instansi pemerintah, perusahaan, maupun lembaga lainnya. Surat dinas memiliki format dan aturan yang harus diikuti untuk memastikan kejelasan, kerapian, dan kesahihan surat tersebut. Berikut ini adalah panduan lengkap tentang cara membuat surat dinas.
1. Menentukan Jenis Surat
Langkah pertama dalam membuat surat dinas adalah menentukan jenis surat yang akan dibuat. Surat dinas biasanya dibedakan berdasarkan tujuannya, antara lain:
-
- Surat Keputusan (SK): Digunakan untuk mengumumkan keputusan atau kebijakan tertentu.
- Surat Perintah Tugas (SPT): Digunakan untuk memberikan tugas kepada seseorang atau sekelompok orang.
- Surat Pemberitahuan (SPT): Digunakan untuk memberitahukan atau menginformasikan sesuatu kepada pihak lain.
2. Menyusun Isi Surat
Setelah menentukan jenis surat, langkah selanjutnya adalah menyusun isi surat. Isi surat dinas biasanya terdiri dari bagian-bagian berikut:
- Identitas Pengirim: Nama instansi/lembaga pengirim, alamat, nomor telepon, dan faksimili.
- Identitas Penerima: Nama instansi/lembaga penerima, alamat, dan sebagainya.
- Perihal: Isi singkat tentang maksud atau tujuan surat.
- Isi Surat: Penjelasan atau informasi yang ingin disampaikan melalui surat.
- Tembusan: Daftar pihak atau unit yang turut menerima salinan surat.
- Lampiran: Daftar lampiran (jika ada) yang turut dikirimkan bersama surat.
3. Menyusun Format Surat
Setelah menyusun isi surat, langkah berikutnya adalah menyusun format surat sesuai dengan standar surat dinas. Format surat dinas umumnya terdiri dari:
- Kepala Surat: Berisi nama instansi, alamat, dan logo resmi.
- Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat.
- Nomor Surat: Nomor urut surat.
- Hal: Perihal surat.
- Isi Surat: Bagian isi surat.
- Penutup: Penutup surat dengan kalimat penutup dan tanda tangan.
4. Menyusun Penutup Surat
Penutup surat dinas biasanya berisi kalimat-kalimat penutup yang sopan dan profesional. Beberapa contoh penutup surat dinas yang umum digunakan antara lain:
- Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
- Harap maklum dan terima kasih.
- Demikian surat ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Setelah menyusun penutup surat, jangan lupa untuk menyertakan tanda tangan dan cap resmi jika diperlukan. Penyertaan tanda tangan dan cap resmi akan menambah keabsahan surat dinas yang telah dibuat.
5. Menyimpan Salinan Surat
Setelah surat dinas selesai dibuat dan ditandatangani, pastikan untuk menyimpan salinan surat tersebut. Salinan surat dapat disimpan dalam arsip atau file digital sebagai bukti atau referensi di kemudian hari. Penyimpanan salinan surat juga penting untuk memudahkan jika suatu saat diperlukan kembali.
6. Tips Penting dalam Membuat Surat Dinas
Beberapa tips penting yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas antara lain:
- Pastikan Format Surat Sesuai Standar: Pastikan format surat dinas yang dibuat sesuai dengan standar yang berlaku.
- Gunakan Bahasa yang Jelas dan Komunikatif: Gunakan bahasa yang jelas, komunikatif, dan sopan dalam menyusun isi surat.
- Perhatikan Penulisan Tanggal dan Nomor Surat: Pastikan penulisan tanggal dan nomor surat yang jelas dan benar.
- Periksa Kembali Isi Surat: Sebelum mengirimkan surat, pastikan untuk memeriksa kembali isi surat agar tidak terdapat kesalahan.
- Gunakan Kertas dan Amplop Resmi: Gunakan kertas dan amplop resmi untuk mencetak dan mengirimkan surat dinas.
7. Contoh Surat Dinas
Berikut ini adalah contoh surat dinas dengan format standar yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat dinas:
Kepala Surat: (Nama Instansi/Perusahaan)
Tanggal: (Tanggal Pembuatan Surat)
Nomor: (Nomor Urut Surat)
Hal: (Perihal Surat)
(Contoh Isi Surat)
Penutup Surat:
(Contoh Penutup Surat)
(Hormat Kami, (Nama Pengirim))
(Tanda Tangan)
Tembusan:
– (Nama Instansi/Perusahaan)
– (Nama Lengkap Penerima Surat)
Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat membuat surat dinas dengan baik dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Pastikan untuk selalu memperhatikan kejelasan, kerapian, dan kesahihan surat dinas yang akan Anda buat.
