Mengirim email merupakan salah satu cara yang efektif untuk berkomunikasi dengan orang lain, baik itu rekan kerja, teman, atau keluarga. Namun, terkadang kita bingung bagaimana cara menulis email yang baik dan benar agar pesan yang ingin disampaikan dapat dimengerti dengan jelas oleh penerima. Di dalam artikel ini, akan dijelaskan secara lengkap mengenai cara menulis email kepada orang lain. Yuk simak!
1. Menentukan Tujuan Email
Langkah pertama sebelum menulis email adalah menentukan tujuan dari email tersebut. Apakah email tersebut bertujuan untuk menyampaikan informasi, meminta bantuan, mengundang ke acara, atau tujuan lainnya. Dengan mengetahui tujuan email, Anda dapat lebih fokus dalam menulis dan pesan yang ingin disampaikan akan lebih jelas.
2. Menentukan Penerima Email
Setelah menentukan tujuan email, langkah selanjutnya adalah menentukan siapa yang akan menjadi penerima email Anda. Pastikan Anda mengetahui dengan jelas siapa penerima email agar pesan yang disampaikan dapat sesuai dengan yang diinginkan. Misalnya, apabila email ditujukan kepada atasan, maka gaya penulisan email harus lebih formal daripada email yang ditujukan kepada teman.
3. Menentukan Gaya Penulisan
Gaya penulisan email juga perlu diperhatikan. Apakah email tersebut akan ditulis dengan gaya formal, semi-formal, atau informal tergantung dari siapa penerima email dan tujuan dari email tersebut. Pastikan untuk sesuaikan gaya penulisan dengan penerima email agar pesan dapat tersampaikan dengan baik.
4. Menulis Subject Email yang Menarik
Subject email adalah bagian yang pertama kali terlihat oleh penerima email. Oleh karena itu, penting untuk menulis subject email yang menarik agar penerima tertarik untuk membuka email tersebut. Hindari menggunakan subject email yang terlalu panjang atau terlalu singkat. Usahakan untuk jelas dan singkat namun tetap menarik.
5. Memperhatikan Struktur Pengorganisasian Email
Pengorganisasian email juga perlu diperhatikan agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersusun dengan baik. Sebaiknya gunakan format list atau format daftar untuk memudahkan penerima email dalam membaca pesan. Pisahkan setiap poin penting dalam email agar tidak terlihat bertele-tele.
6. Menulis Isi Email dengan Jelas dan Padat
Saat menulis isi email, pastikan Anda menyampaikan informasi secara jelas dan padat. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele dan usahakan untuk langsung ke inti dari pesan yang ingin disampaikan. Gunakan paragraf pendek agar email terlihat lebih rapi dan mudah dipahami.
7. Menyertakan Tanda Tangan dalam Email
Tanda tangan dalam email dapat memberikan identitas kepada pengirim email. Sertakan nama lengkap, jabatan, dan kontak yang dapat dihubungi agar penerima email dapat dengan mudah menghubungi Anda kembali. Jangan lupa untuk menyertakan salam penutup seperti “Terima Kasih” atau “Salam Hormat” sebelum menuliskan tanda tangan Anda.
8. Menyempurnakan Email Sebelum Mengirimkannya
Sebelum mengirimkan email, pastikan untuk menyempurnakan email tersebut. Periksa kembali penulisan, tanda baca, serta lampiran yang akan disertakan. Pastikan tidak ada kesalahan yang dapat membingungkan penerima email. Anda juga dapat meminta bantuan rekan untuk membaca ulang email sebelum mengirimkannya.
9. Mengirimkan Email dengan Tepat Waktu
Terakhir, pastikan untuk mengirimkan email pada waktu yang tepat. Jangan mengirim email pada saat larut malam atau saat libur panjang jika email tersebut tidak urgent. Usahakan untuk mengirimkan email pada jam kerja agar penerima dapat segera membaca dan merespons email Anda.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, diharapkan Anda dapat menulis email kepada orang lain dengan baik dan benar. Ingatlah untuk selalu memperhatikan tujuan email, penerima email, gaya penulisan, subject email, struktur pengorganisasian email, isi email, tanda tangan, penyempurnaan email, dan waktu pengiriman email. Selamat menulis email!
